Cómo hacer un webinar gratis paso a paso

Cómo hacer un webinar gratis y ahorrar costes frente al evento tradicional

¿Tienes idea de cómo hacer un webinar gratis? ¿Tienes dudas sobre los pasos a seguir?

En la actualidad, los webinars son muy populares; es muy sencillo realizar cursos gratis o de pago en modalidad online.

En una conferencia presencial, el orador realiza su ponencia a una audiencia que asiste para conocer o actualizarse sobre un tema. Después de la presentación, hay un espacio para preguntas y respuestas. También se presenta una variación, formato donde el orador comparte el escenario con otros ponentes, ya sea para efectuar la ponencia o una ronda de debate, preguntas y respuestas, entrevista.

Ambos formatos para realizar ponencias se pueden realizar en modo online. En esta era del conocimiento, buscamos oportunidades para aprender algo nuevo.

Si tienes un número de personas que siguen tu trabajo, una ponencia representa una buena oportunidad para interactuar directamente con ellos; aprovecha la tecnología y conoce paso a paso cómo hacer un webinar gratis.

Conoce las ventajas de hacer un webinar gratuito

Aprovecha la tecnología para dar a conocer algo nuevo

Una ponencia online ofrece, como ventaja a los asistentes, ahorro en la logística de traslado, ya que puede acceder a la formación desde su ordenador en casa o la oficina, o desde cualquier otro lugar a través de los dispositivos móviles.

Los eventos presenciales como foros o exposiciones siguen siendo muy atractivos, donde los asistentes pueden conocer a conferencias de primer nivel y hacer networking. Sin embargo, como participante, estos eventos hay que planearlos con antelación tanto en tiempo como en presupuesto, sobre todo si se realizan fuera de tu localidad.

Un webinar no tiene estos inconvenientes para los participantes, a menos que tengan en agenda alguna actividad para esa fecha y hora; en estos casos, también hay una solución. Puedes grabar y proporcionar el acceso a la repetición.

Lo gratuito es atractivo

Aunado a las facilidades descritas anteriormente, los cursos gratis en un webinar lo harán más atractivos para registrarse.

• ¿Buscas atraer nuevos suscriptores a tu blog?
• ¿Estás trabajando en un lanzamiento y deseas promocionarlo?
• ¿Te gustaría proporcionar valor adicionar a tus suscriptores?
• ¿Deseas que tus seguidores en redes sociales se conviertan en leads?
• ¿Estás planeando algo más elaborado, por ejemplo, un ciclo de conferencias online con varios ponentes?

Esta es la oportunidad. En esta ocasión es gratis, pero con el tiempo, algunos de los participantes pueden convertirse en clientes.

Menor coste en la realización del evento

Crear un evento presencial implica inversión económica. El local, el sonido, mobiliario, entre otros, en el caso del organizador. En el caso de los participantes, logística de traslado, principalmente. 

Hay formas más económicas de impartir formación, como hacer un webinar gratis y, por supuesto, también de pago. 

Esta ventaja en el caso de las conferencias en línea es muy atractiva respecto a las presenciales, sobre todo para atraer a personas quienes no conocen tu blog o tu agencia, pues prácticamente lo que tienen que hacer es registrarse y, como te comentaba, resultan más atractivas si son gratis.

Acceso a todo el mundo

Hay eventos presenciales en el que los participantes llegan a viajar hasta varios miles de kilómetros para atenderlos. Suelen tratarse de eventos o conferencistas con una larga trayectoria, con una marca personal ya consolidada.

Por medio de un webinar puedes llegar a todo el mundo y lograr que se inscriban personas no solo de tu ciudad, sino también de otros países. No necesariamente debes tener una marca personal consolidada para ello.

Fortalece el vínculo con los lectores de tu web

Quizá ya tienes un blog y una considerable cantidad de visitantes, quienes leen tus publicaciones regularmente y las utilizan como consulta periódica.

Tal vez tienes un podcast y muchas personas lo escuchan, mientras conducen, mientras hacen deporte, etc. O quizá en tu canal de You Tube los videos alcancen varios miles de reproducciones.

 ¿Cuántas veces has interactuado directamente con estas personas que ya conocen tu trabajo? En los webinars estarás frente a ellos, para conocerlos, interactuar y fortalecer la confianza.

Desarrolla tus habilidades como conferencista

¿Está en tus planes llegar a convertirte en un conferencista?

No es lo mismo crear contenido, por ejemplo, para un blog, que estar en vivo con un micrófono frente a un auditorio.

Claro, llegan los nervios y nos hace más proclives a cometer errores o transmitir esa sensación al público. 

Con la experiencia, se llega a dominar el escenario, a desarrollar ponencias más atractivas y amenas para los asistentes.

Si te estás iniciando en este camino, esta es una magnífica oportunidad. Solo tienes que preparar y concentrarte en la presentación; de este lado estás tú solo con tu ordenador.

¿Te asustan los grandes escenarios? Si estás iniciando en el mundo de las conferencias en Internet, considera lo siguiente; no esperes que un auditorio de 500, 1000 o más personas se inscriban a tu webinar. 

Quizá de 10 a 15 personas sí lo hagan y es otra ventaja. Tendrás tiempo y espacio para pulir tus habilidades como ponente. Así estarás preparándote para los grandes escenarios.

Cómo hacer un webinar gratis desde el planteamiento

Antes de comenzar a trabajar en cómo hacer un webinar gratis, debes plantearte ciertas cuestiones.

¿A quiénes va dirigido?

¿A quiénes deseas invitar a tus webinars gratuitos?

Esta pregunta es importante, pues de la respuesta surgirán las acciones que necesitarás llevar a cabo para atraer a ese público.

¿Es para los suscriptores a tu blog? Crea un boletín promocionando el webinar, comparte una reseña de cada uno, fecha y hora y un link para registro.

¿Deseas atraer más suscriptores? Entonces hay que promocionarlos en redes sociales, mediante publicidad online, o en otros blogs.

Prepárate para una nueva segmentación

Estos eventos te proporcionarán claridad sobre lo que le interesa a los participantes, y lo puedes aprovechar con tus suscriptores.

Por ejemplo, si tu blog es de Marketing Digital y tienes solo una lista de suscriptores, aquí puedes conocer cuáles son los temas de interés.

Un webinar sobre SEO o redes sociales o publicidad o blogging, te permitirán saber sobre las temáticas de interés. De ahí puedes ir segmentando y diseñar futuras estrategias.

Una presentación o un ciclo de webinars. ¿Qué es más conveniente?

Si objetivo es promocionar un lanzamiento, un par de webinars es suficiente. Por otro lado, si se tratan de tus primeros webinars, al igual que el desarrollo de tu marca personal, un solo webinar no hará mucha diferencia.

En el caso anterior, es conveniente realizar un ciclo de webinars; para ello, considera la inversión de tiempo en las presentaciones para cada evento. Por otro lado, con anticipación puedes lanzar la invitación para el registro. Esta acción facilita a los participantes agendar la asistencia. 

Lista y agenda de conferencistas

Una buena estrategia es invitar a otros conferencistas a tus webinars. Ganan ellos, ganas tú.

Tus seguidores podrán conocerlos a ellos y su trabajo. Por otro lado, ellos llevarán tráfico a tus eventos. 

Ahora tendrás que acordar fechas y horas con otras personas, pero toma en cuenta el tráfico que puedes recibir. Por otro lado, en un futuro, quizá esos conferencistas te inviten a participar en sus eventos.

Elaboración del material

Determinar cómo hacer un webinar gratis requiere tener en cuenta muchos muchos pasos. La relevancia de este punto, el del material a presentar y el contenido que compartir, es el más importante de cara a los asistentes. 

Para ellos serán transparentes la planificación, invitación y coordinación con otros conferencistas y otras actividades.

La atención estará puesta en el contenido de la ponencia. Aquí es donde debes pulirte para que los participantes te sigan en próximas conferencias online y presenciales.

Existen mejores prácticas para realizar presentaciones. Algunas recomendaciones son:

• Tu presentación no debe de ser un procesador de textos.
• La ponencia debe despertar el interés, cautivar a la audiencia.
• El foco de atención debe estar en ti, en tus palabras.

En el siguiente enlace te comparto una guía para realizar presentaciones excepcionales.

Promociones para los participantes

¿Qué sigue al webinar gratis? ¿El lanzamiento de un InfoProducto, otro webinar, promover servicios de consultoría?

Es importante trabajar de forma paralela con el trabajo para las conferencias online.

Por ejemplo, si el objetivo es que, al finalizar un segundo webinar, se anime a los asistentes a participar en un curso online, el material del curso deberá estar completo para los participantes procedan a inscribirse.

Seleccionando las plataformas para tu webinar

¿Qué plataforma utilizar para realizar un webinar gratis? En cuanto a oferta hay buena cantidad de herramientas. 

La firma Gartner, que se dedica a la investigación y consultoría en tecnologías de la información elaboró el siguiente estudio para soluciones de reuniones en el cual analiza las fortalezas y debilidades de diferentes herramientas.

Algunos de los programas o herramientas para realizar videoconferencias son gratuitos y otros ofrecen un periodo de prueba.

¿Qué es Zoom?

Zoom es una plataforma muy sencilla de utilizar. Tiene tutoriales en texto y vídeo y, además, tiene buena calidad en el soporte en Inglés y Español.

Para acceder, puedes utilizar tu cuenta Gmail, de Facebook o puedes abrir una cuenta. Pueden ser cuentas gratuitas o de pago.

Hay dos modalidades para realizar presentaciones o videoconferencias: reuniones y seminarios web.

Videoconferencias para reuniones

En el caso de las reuniones, la cuenta gratuita funciona muy bien, pero tiene algunas limitaciones.

La duración de la sesión tiene un límite de 40 minutos de duración; funciona muy bien para sesiones de 1 a 1, aunque también pueden participar más personas. 

Si te decides por la cuenta gratuita, diseña tus conferencias para que la duración completa, ponencia más preguntas y respuestas se ajuste a ese tiempo.

Para las cuentas dentro de un plan de pago, ya no presenta la restricción del tiempo. Además, puedes grabar la videoconferencia en la nube. Para las cuentas gratuitas, las grabaciones se guardan en tu ordenador.

Videoconferencias para seminarios web

Esta es la opción recomendada para realizar webinars. Entre las funcionalidades que cuentan los seminarios web encontramos:

• Puedes compartir con otros panelistas cada sesión.
• Cuenta con un panel de registro para los participantes.
• Seguimiento del evento.

Es importante que tengas en cuenta que los seminarios web no están disponibles para una cuenta gratuita en Zoom.

¿Cómo funciona un webinar con Zoom?

Webinar con la opción de reunión

Esta opción se asemeja al concepto de una reunión de trabajo, aunque puede utilizarse para presentaciones online.

Programa una reunión, con la fecha y hora de inicio. Una vez generada, Zoom te proporciona un link, que puedes compartir con los invitados para que se unan una vez que inicie la transmisión. También se genera un número de identificación para la reunión, con el cual permite unirse a la sesión desde los dispositivos móviles.

Webinar con la opción de seminarios web

La forma de organizar y cómo funciona un webinar por medio de esta opción es la siguiente.

Programa un seminario web especificando el tema, título del seminario, fecha, hora de inicio, duración y zona horaria.  Puedes agregar una descripción al evento, especificar si se trata de un seminario recurrente, la frecuencia y durante qué periodo de tiempo. Además, puedes agregar más anfitriones.

El seminario web genera un enlace para la inscripción que es el que compartes en tu newsletter o en redes sociales. Al momento de registrarse aparece en título del webinar, fecha y hora de inicio. Si la hora de inicio está fijada respecto a la hora de la Ciudad de México y radicas en Madrid, en este enlace, Zoom te facilita la consulta para que conozcas cuándo se realizará en tu hora local. 

Los datos para registro solicitados son nombre y correo electrónico.

Más funcionalidades de seminarios web son:

• En la página de inscripción, se muestran botones para compartir en redes sociales.
• Puedes enviar un email de recordatorio a los participantes antes del evento.
• También un email de invitación a los ponentes.
• Encuesta opcional para los asistentes una vez finalizado en webinar.
• De manera opcional, puedes retransmitir el webinar en Facebook Live, Workplace by Facebook y YouTube.

Convocatoria y registro al webinar

Una vez programado el webinar, procede a enviar la newsletter a los suscriptores de tu página con el enlace de registro.

De igual forma, procede con la difusión en redes sociales, en otros blogs, anunciándolo en tu propio blog, etc.

En el panel de tu cuenta para seminarios web puedes verificar quienes se han registrado. Con esta información, puedes decidir si realizas cambios en cuanto a la difusión o continuas de acuerdo al plan original.

Presenta tus conferencias web gratis

Tanto en las reuniones como en los seminarios web, puedes compartir pantalla; activar la voz o silenciar a los asistentes. También puedes grabar el webinar desde que inicies sesión o manualmente.

Recomendaciones durante la conferencia online

Inicia unos minutos antes. Algunas personas llegan después de la hora. Pero hay quienes están listos antes de la hora de inicio.

Iniciar la sesión unos minutos antes te permitirá interactuar con quienes han llegado previo al inicio, o indicarles que en breve se dará inicio.

Ten en cuenta que el webinar será atendido en diferentes ciudades y lugares. Puede ser que algunos de los participantes se conecten desde su hogar y otros desde la oficina. Otras personas, quizá lo atienden desde sus dispositivos móviles, quizá desde el hogar, la oficina, en un lugar al aire libre; también puede presentarse el caso que algunas personas atienden el webinar, por ejemplo, desde una línea de fabricación en donde el ruido de la maquinaria puede rebasar tu voz.

Considerando la diversidad de casos en los participantes y para una mejor experiencia de usuario, te recomiendo silenciar a los participantes y activarlos durante el espacio dedicado a preguntas y respuestas.

Preguntas y respuestas

Con seguridad, los participantes querrán ahondar más en la ponencia o resolver dudas una vez haya concluido.

Una alternativa es planear tu webinar gratuito para una hora de duración. De 40 a 45 minutos para la ponencia y el resto para preguntas y respuestas.

Entonces ya puedes activar los micrófonos a los participantes.

Quizá en los primeros webinars los participantes no se animen a utilizar el micrófono. Pero puedes plantear que también pueden utilizar la opción de escribir sus preguntas en el chat.

¿Cómo grabar un webinar?

Puedes configurar la grabación desde la creación del seminario web.

De esta forma, la conferencia o webinar gratis se empezará a grabar desde el inicio de sesión. También la grabación puede ser manual, en el momento que lo desees.

¿Qué hacer entonces?

Mi recomendación es que aproveches los primeros minutos para romper el hielo e interactuar con los participantes. Pregunta de dónde se conectan, cómo supieron del webinar, etc. En el momento en que inicies la ponencia, entonces, empieza a grabar.

Una ventaja de tener plan en Zoom es grabar en la nube. A los pocos minutos de finalizar tu sesión, te llegará por correo un enlace para acceder a la grabación, que puedes compartir con los asistentes.

Seguimiento del webinar

Zoom te proporciona informes donde puedes conocer la relación de personas inscritas, quienes asistieron, tiempo de permanencia, quienes participaron con comentarios, preguntas y respuestas.

Los informes los puedes obtener en formato csv. Son una buena base para obtener tus propios análisis y estadísticas.

Conclusiones

Ahora que ya te he explicado cómo hacer un webinar gratis, te habrás dado cuenta que es algo que, al igual que un evento presencial, requiere de cierta planificación.

Quizá no contemple aspectos como el local o equipo sonido para un gran auditorio. Las herramientas para presentaciones online facilitan el trabajo para el orador; para los participantes facilita la logística de atención al webinar.

Aprovecha las facilidades que brinda la tecnología para establecer una relación directa con tus seguidores y afina tus habilidades como conferencista.

¿Qué te pareció este post? Te invito a compartir tu experiencia mediante un comentario.

Ignacio Martínez

Soy Coach de Negocios, radico en Monclova, México.
En mi blog escribo temáticas relacionadas a Coaching, Estrategias para negocios, Estrategias de Marketing Digital.

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